Jeder dritte Betrieb hat seinen Papierverbrauch sogar deutlich reduziert. Gleichzeitig schrumpft die Zahl der Aktenordner: 57 Prozent der Unternehmen haben weniger physische Ordner in ihren Büros stehen.
Die repräsentative Befragung von 602 Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten offenbart jedoch auch Defizite bei der Digitalisierung. Während sich nur elf Prozent der Betriebe als Spitzenreiter sehen und 37 Prozent sich als Vorreiter einschätzen, betrachtet sich fast die Hälfte (49 Prozent) als Nachzügler. Ein Prozent gibt sogar an, den Anschluss komplett verpasst zu haben.
„Deutsche Unternehmen müssen die Digitalisierung jetzt konsequent vorantreiben, von der Planung in die Umsetzung übergehen und in digitale Kompetenzen und Infrastruktur investieren – nur so sichern sie ihre Zukunftsfähigkeit“, fordert Bitkom-Geschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder.
Nachhaltigkeit und Kosteneinsparung
Die Beweggründe für die Digitalisierung sind vielfältig: 94 Prozent der Unternehmen wollen nachhaltiger werden, 92 Prozent Kosten sparen. Drei Viertel streben effizientere Arbeitsabläufe an (77 Prozent), fast ebenso viele möchten ihre Mitarbeiter entlasten (74 Prozent).
Darüber hinaus nutzen 88 Prozent der Betriebe die Digitalisierung, um Kundenanforderungen besser zu erfüllen. 85 Prozent wollen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Jeweils rund 70 Prozent setzen auf digitale Prozesse, um als attraktiver Arbeitgeber zu gelten oder dem Fachkräftemangel zu begegnen. Für 82 Prozent ist die Digitalisierung auch eine Frage der Rechtskonformität.
Die Studie zeigt jedoch ein Führungsproblem auf: Nur 58 Prozent der Unternehmen sind der Ansicht, dass ihr Management über ausreichende Digitalkompetenzen verfügt.
Wo noch Aktenordner stehen, finden sie sich vor allem in drei Bereichen: in der Personalabteilung (94 Prozent), in Buchhaltung oder Controlling (91 Prozent) sowie in Geschäftsführung und Management (82 Prozent). Deutlich seltener kommen sie in Kundenservice und Vertrieb (69 Prozent) oder der Logistik (65 Prozent) vor. In der Produktion spielen sie nur noch eine untergeordnete Rolle (30 Prozent).
Messenger und Portale auf dem Vormarsch
„Telefongespräche und E‑Mails bleiben weiterhin die meistgenutzten Kommunikationswege – aber Anwendungen wie Messenger-Dienste, Online-Portale und Kollaborationstools gewinnen immer mehr an Bedeutung“, so Rohleder. Die Zahlen bestätigen den Trend: Brief und Fax verlieren weiter an Relevanz. Nur noch 39 Prozent der Unternehmen nutzen Briefpost häufig, beim Fax sind es lediglich 18 Prozent. E‑Mails bleiben hingegen universell (100 Prozent), gefolgt von Smartphone-Kommunikation (94 Prozent) und Festnetztelefonie (93 Prozent).
Videokonferenzen haben sich mit 67 Prozent etabliert. Bemerkenswert ist der Aufstieg der Messenger-Dienste: 66 Prozent nutzen sie regelmäßig (Vorjahr: 61 Prozent). Kunden- und Mitarbeiterportale legten von 47 auf 53 Prozent zu. Knapp die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) setzt auf Kollaborationstools, 36 Prozent kommunizieren häufig über soziale Medien.
Verhaltene KI-Nutzung in der Praxis
Obwohl 63 Prozent der Unternehmen glauben, dass KI bei Routineaufgaben entlasten kann, und 44 Prozent eine Produktivitätssteigerung erwarten, bleibt die praktische Anwendung begrenzt. Am häufigsten kommt KI bei der automatisierten E‑Mail-Verarbeitung zum Einsatz (20 Prozent), gefolgt von der Fehlererkennung in der Buchhaltung (17 Prozent). Jeweils elf Prozent nutzen KI für intelligente Terminverwaltung oder zur Optimierung von ERP- und CRM-Systemen. Nur sechs Prozent setzen sie bei Präsentationen ein, drei Prozent für automatische Meeting-Protokolle. In Programmierung und Predictive Analytics spielt KI bisher kaum eine Rolle (jeweils zwei Prozent).
Skepsis der Belegschaft
Die zögerliche KI-Adoption hat viele Ursachen: 53 Prozent der Unternehmen nehmen ihre Belegschaft als skeptisch gegenüber KI wahr. Drei Viertel warten ab, welche Erfahrungen andere machen. Die Hälfte bezweifelt, dass sich KI-Einsatz in Geschäfts- und Verwaltungsprozessen lohnt.
„Abwarten ist bei einer Technologie wie der Künstlichen Intelligenz die falsche Strategie – wer zu spät einsteigt, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Unternehmen müssen jetzt anfangen, KI-Lösungen einzuführen und Mitarbeitende entsprechend auszubilden. Auch mit Blick auf die Digitalisierung im Allgemeinen ist es unerlässlich, schnell aufzuholen. (…) Nach dem Prinzip ‚Digital First‘ gilt es, für neue Prozesse direkt digitale Lösungen einzuführen – und auf allen Ebenen die Akzeptanz und Kompetenz zu fördern, um entsprechende Technologien sinnvoll zu nutzen“, warnt Rohleder.
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