Wenn man in die größte Suchmaschine im Internet den Begriff „Bewerbungsgespräch“ eingibt, dann werden zwar immer noch viele Treffer für Arbeitssuchende ausgespuckt, doch auch für Arbeitgeber gibt es immer mehr Informationen, wie das (fast) perfekte Bewerbungsgespräch aussehen sollte.
Also: Was können die Personalverantwortlichen in einem Betrieb tun, um im Bewerbungsgespräch die Grundlage für eine erfolgreiche Anwerbung einer Fachkraft zu schaffen? Am Anfang steht der Bewerbungsprozess. Sind geeignete Kandidat:innen unter den Bewerber:innen, folgen die konkreten Vorbereitungen für das Vorstellungsgespräch. Am Tag X wird es ernst und das Gespräch steht an. Und anschließend? Da geht es um die Nachbereitung des Termins und eine Entscheidung: Passt die Person zu uns – oder nicht? In jeden Fall muss eine Reaktion erfolgen. Diese Prozedur wirkt auf den ersten Blick sehr aufwendig. Doch es lohnt sich, die Energie einmal in die Erarbeitung einer eigenen Bewerbungsgesprächsstruktur zu investieren, auf die man in allen Gesprächen zurückgreifen kann. Eine beispielhafte Struktur könnte so aussehen:
Phase 1
In der ersten Phase geht es darum, den Bedarf zu ermitteln und Zuständigkeiten festzulegen. Wer entscheidet, dass ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin gebraucht wird? Und: Wer entscheidet am Ende, wer den Job erhält? Diese Fragen müssen vorab geklärt werden. Sollte das nicht der Fall sein, könnte eine Abstimmung im laufenden Auswahlprozess dazu führen, dass dieser unnötig in die Länge gezogen wird und am Ende die Wunsch-Kandidat:innen das Interesse verloren haben. Vorab also klar bestimmen, wer bei dem Prozess welche Rolle einnimmt und am Ende welches Gewicht in der finalen Entscheidung erhält. Das können Personalverantwortliche ebenso wie Mitarbeitende aus den jeweiligen Abteilungen sein. Nachdem klar ist, wer sucht, muss die Frage beantwortet werden: Wen suche ich? Ist es mir wichtig, dass die Person bestimmte Qualifikationen hat, oder bin ich offen für Bewerber:innen mit ganz unterschiedlichen Fähigkeiten? Das muss bei der Formulierung der Stelle klar sein und ist wichtig für das Bewerbungsgespräch später.
Phase 2
Nachdem die Bewerbungen eingegangen sind, müssen diese gesichtet werden. Ein Leitfaden zur Bewertung von Bewerbungen kann helfen, diese standardisiert einzuordnen. Nachdem die Auswahl potenzieller Mitarbeitender getroffen wurde, wird zum Bewerbungsgespräch eingeladen.
Dabei sollte darauf geachtet werden, ob die Interessent:innen sich noch in einem aktuellen Beschäftigungsverhältnis befinden. Falls ja, empfiehlt es sich, nach Dienstschluss anzurufen, um die Bewerber:innen nicht unnötigen Fragen in Gegenwart ihres jetzigen Arbeitgebers auszusetzen. Außerdem sollte im Anschluss noch einmal eine E‑Mail mit den wichtigsten Daten versendet werden.
Dazu gehören:
• Datum und Uhrzeit des Bewerbungsgesprächs
• Direkte/r Ansprechpartner:in inklusive Telefonnummer und E‑Mail-Adresse für Rückfragen
• Wegbeschreibung
• Hinweis, bei wem man sich melden sollte, falls man kurzfristig nicht erscheinen kann.
Diese E‑Mail sollte am besten entweder mit einer Lesebestätigung oder mit einer konkreten Bestätigungsfrist für den/die Bewerber:in versehen werden.
Phase 3
Die Organisation des Bewerbungsgesprächs geht nun richtig los. Vorab steht die Entscheidung, wie die Vorstellungsgespräche organisiert werden. Gibt es ein einmaliges Gespräch oder gibt es mehrere Auswahlrunden? Diese Entscheidung hat erhebliche Auswirkungen auf die Gesprächsführung in den Terminen. Bei einem mehrstufigen Bewerbungsprozess könnte nach einem Kennenlerngespräch eine fachliche Überprüfung (in Theorie oder Praxis) des Bewerbenden folgen und anschließend ein finales Gespräch mit Zu- oder Absage. Ist das Bewerbungsgespräch auf einen einzigen Termin ausgelegt, müssen Bewerber:in wie Arbeitgeber alle offenen Fragen an diesem Tag klären und am besten sofort entscheiden, ob ein Arbeitsverhältnis zustande kommt. Wer nimmt vonseiten des Arbeitgebers an dem Gespräch teil? Das sollten die Personen sein, die am Ende auch entscheiden, ob der Bewerbende den Zuschlag erhält oder nicht. Allerdings müssen auch die eigenen Personalressourcen im Blick behalten werden und daher ist es ratsam, die Teilnehmerzahl an dem Bewerbungsgespräch auf insgesamt vier Personen zu begrenzen.
Phase 4
Der Tag des Gesprächs ist da. Planen Sie rund um das Gespräch genügend Zeit für die Vor- und Nachbereitung ein und informieren Sie Mitarbeiter:innen, die kleinere – aber wichtige – Aufgaben im Rahmen des Bewerbungsgesprächs erledigen sollen. Dazu gehört, dass die Bewerberin bzw. der Bewerber entsprechend empfangen wird. Häufig sind sie vor der vereinbarten Zeit schon vor Ort, ein freundlicher Empfang hilft, einen guten ersten Eindruck zu machen. Der Raum für das Gespräch muss vorbereitet werden. Ein wichtiges Element ist die richtige Sitzordnung. Dabei ist darauf zu achten, dass die Bewerber:innen nicht auf der einen Tischseite sitzen und die Arbeitgeber-Vertreter:innen auf der anderen Seite. Das wirkt wie ein Verhör oder eine Gerichtsverhandlung und erzeugt bei dem Bewerbenden ein ungutes Gefühl. Wenn möglich, sollte das Gespräch an einem runden Tisch stattfinden oder die Sitzplätze sollten über Eck angeordnet werden, um eine angenehme Situation zu kreieren. Zudem sollte der Raum gut gelüftet und angenehm temperiert sein, damit sich alle Beteiligten wohlfühlen.
Phase 5
Endlich ist es da: das Gespräch. Es bildet den wichtigsten Baustein für die Entscheidungsfindung.
Passt der Bewerbende zu mir? Kann ich mir vorstellen, bei diesem Unternehmen zu arbeiten? Diese beiden Fragen sind durch den vorangehenden Bewerbungsprozess zumindest zum Teil geklärt, im Gespräch gilt es nun, die letzten Prozentpunkte für die finale Entscheidung zu sammeln. Dabei lässt sich das Gespräch in fünf Abschnitte unterteilen.
1. Begrüßung
Wie bei jedem Gespräch ist die Begrüßung der Einstieg und gleichzeitig ein erstes Kennenlernen. Der Gesprächsführer auf Arbeitgeberseite sollte den Bewerber bzw. die Bewerberin mit Namen ansprechen und auch alle Personen, die an dem Gespräch beteiligt sind, mit Namen und Funktion vorstellen (ca. 5 Minuten Zeit einplanen).
2. Bewerberbühne
Namen, Qualifikation, Motivation – das alles kennt man bereits aus dem Lebenslauf und dem Anschreiben, oder nicht? Wer sich bei einem bewirbt, das sieht man erst im Bewerbungsgespräch. Deshalb braucht der Bewerbende eine entsprechende Bühne, die der Arbeitgeber auch bieten sollte. Mit offenen Fragen wie „Erzählen Sie etwas über sich“ oder „Was reizt Sie an der angebotenen Stelle?“ kann der Impuls allerdings vom Arbeitgeber kommen (maximal 15 Minuten).
3. Das Unternehmen stellt sich vor
Im Normalfall sollte ein Bewerber bzw. eine Bewerberin wissen, was ihn/sie bei dem potenziellen Arbeitgeber erwartet. Doch dies ist nicht immer der Fall, deswegen muss sich auch der Arbeitgeber die Zeit nehmen, sich vorzustellen. Immer im Hinterkopf: Man bewirbt sich beim Arbeitnehmer um dessen Arbeitskraft. Deswegen sollten die Angaben nicht zu allgemein sein, sondern auf die vakante Stelle abzielen. Mögliche Informationen, die den Bewerbenden interessieren könnten, sind beispielsweise, warum die Stelle derzeit unbesetzt ist. Auch, wie groß das Team ist, welche Rolle man für den/die Kandidat:in angedacht hat und wohin sich das Unternehmen entwickeln will, sind wichtige Details, die bei der Entscheidungsfindung helfen. Außerdem müssen die Rahmenbedingungen wie Arbeitszeiten, Lohn, Urlaub oder Arbeitsort zur Sprache kommen (ca. 10 Minuten).
4. Rückfragen
Ungefähr eine halbe Stunde haben beide Seiten sich kennengelernt. Es sollte nun eine kurze Fragerunde eingeläutet werden, ob es Klärungsbedarf gibt (maximal 5 Minuten).
5. Abschluss
Wenn alle Fragen geklärt sind, sollte die Bewerberin bzw. der Bewerber einen kleinen Zeitplan vermittelt bekommen. Ist ein weiteres Gespräch nötig? Wann ist mit einer Entscheidung zu rechnen? Wer steht für Rückfragen vonseiten des Bewerbenden parat? Mit den passenden Antworten ausgestattet steht der Verabschiedung nichts mehr im Wege. Und vielleicht wird aus dem „Tschüss“ ein „Auf Wiedersehen“.
Phase 6
Die letzte Phase des Bewerbungsgesprächs betrifft die Nachbesprechung und die Entscheidung. Passt die Person auf die ausgeschriebene Stelle? Überzeugt er oder sie vielleicht für eine andere Position? Dann kann die freudige Nachricht überbracht werden, dass man sich eine Zusammenarbeit vorstellen kann. Sollte es nicht passen, so ist eine Absage unbedingt nötig. Je persönlicher eine Absage geschrieben ist, desto besser.
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