Die E‑Rechnung – was gibt es zu beachten?

Deutschland gilt in Sachen Digitalisierung nicht unbedingt als Vorreiter. Viele Anträge, Behördengänge oder Verwaltungsangelegenheiten sind in der Bundesrepublik noch nicht in digitale Prozesse überführt. Beim Thema Rechnung können Unternehmen seit 2011 allerdings auf eine elektronische Alternative zum Papier setzen. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz wurden Rechnungen in Papierform und Rechnungen in elektronischer Form gleichgestellt. Doch damit nicht genug: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und ab dem 1. Januar 2027 auch auszustellen. Diese Anforderung bezieht sich aber auf den B2B-Bereich.

Was ist eine E‑Rechnung?

Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen haben immer ein bestimm­tes struk­tu­rier­tes Daten­for­mat z. B. X‑Rechnung oder ZUGFeRD. Das bedeu­tet, dass sie, anders als bei einer Papier­rech­nung oder bei einer PDF, wel­che tech­nisch gese­hen eine Bild­da­tei ist, in einem maschi­nen­les­ba­ren Daten­satz dar­ge­stellt wer­den. Dies gewähr­leis­tet, dass Rech­nun­gen, die in die­ser Form vom Rech­nungs­stel­ler aus­ge­stellt wer­den, elek­tro­nisch über­mit­telt, elek­tro­nisch emp­fan­gen sowie medi­en­bruch­frei und auto­ma­ti­siert wei­ter­ver­ar­bei­tet und zur Aus­zah­lung gebracht wer­den kön­nen. Die­se Defi­ni­ti­on wur­de von der deut­schen Gesetz­ge­bung im Wachs­tums­chan­cen­ge­setz (§14) fest­ge­legt. E‑Rechnungen wer­den in Deutsch­land heu­te bereits im Rech­nungs­ver­kehr mit der öffent­li­chen Ver­wal­tung genutzt.

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War­um wird die E‑Rechnung verpflichtend?

Hin­ter­grund ist, dass die elek­tro­ni­sche Rech­nung dabei hel­fen soll, den Umsatz­steu­er­be­trug ein­zu­däm­men. Die aktu­el­le Bun­des­re­gie­rung hat in ihrem Koali­ti­ons­ver­trag 2021 des­halb Fol­gen­des fest­ge­hal­ten: „Wir wer­den wei­ter­hin den Umsatz­steu­er­be­trug bekämp­fen. Die­ser Weg soll in Zusam­men­ar­beit mit den Län­dern inten­si­viert wer­den. Wir wer­den schnellst­mög­lich ein elek­tro­ni­sches Mel­de­sys­tem bun­des­weit ein­heit­lich ein­füh­ren, das für die Erstel­lung, Prü­fung und Wei­ter­lei­tung von Rech­nun­gen ver­wen­det wird. So sen­ken wir die Betrugs­an­fäl­lig­keit unse­res Mehr­wert­steu­er­sys­tems erheb­lich und moder­ni­sie­ren und ent­bü­ro­kra­ti­sie­ren gleich­zei­tig die Schnitt­stel­le zwi­schen der Ver­wal­tung und den Betrieben.“

Was bedeu­tet das für das Handwerk?

Der Zen­tral­ver­band des Deut­schen Hand­werks (ZDH) hat bereits 2021 im Zuge eines Vor­sto­ßes aus der Euro­päi­schen Uni­on mit ver­schie­de­nen Insti­tu­tio­nen und Betrie­ben gere­det. Dar­aus geht her­vor, dass im Hand­werk Rech­nun­gen sowohl wei­ter­hin elek­tro­nisch als auch in Papier­form aus­ge­stellt wer­den, aller­dings sel­ten ein stan­dar­di­sier­tes Daten­for­mat, wie es für ein elek­tro­ni­sches Mel­de­sys­tem erfor­der­lich wäre, haben. Ten­den­zi­ell, so der ZDH, lie­ße sich sagen, dass je älter Betriebsinhaber:innen und je klei­ner die Betrie­be sind, des­to eher wer­den Rech­nun­gen noch in Papier­form erstellt. Klei­ne­re Betrie­be mit jün­ge­ren Inhabern:innen nut­zen eher Stan­dard- bzw. Büro­soft­ware, wäh­rend in grö­ße­ren Betrie­ben viel­fach Bran­chen­soft­ware zum Ein­satz kommt. Ins­be­son­de­re älte­re Kund:innen wol­len ihre Rech­nun­gen noch immer in Papier­form erhal­ten. Der ZDH hat 30 kon­kre­te Anfor­de­run­gen benannt, die bei der Ein­füh­rung der E‑Rechnung Berück­sich­ti­gung fin­den soll­ten. Dazu gehört bei­spiels­wei­se, dass die Soft­ware zur Erstel­lung und Über­mitt­lung von E‑Rechnungen kos­ten­frei zur Ver­fü­gung gestellt wird oder die Mög­lich­keit der Kor­rek­tur bzw. der Stor­nie­rung und Neu­aus­stel­lung der Rech­nung auch über den Jah­res­wech­sel hin­aus. Auch Ver­fah­rens­ver­ein­fa­chun­gen im Aus­tausch mit der Finanz­ver­wal­tung, z. B. schnel­le­re Über­prü­fung strit­ti­ger Sach­ver­hal­te oder schnel­le­re Erstat­tung von Vor­steu­ern, wer­den vom ZDH genannt.

Was ist sonst noch wichtig?

Die Echt­heit der Her­kunft der Rech­nung, die Unver­sehrt­heit ihres Inhalts und ihre Les­bar­keit müs­sen gewähr­leis­tet wer­den. Dies kann durch jeg­li­che inner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren erreicht wer­den, die einen ver­läss­li­chen Prüf­pfad zwi­schen Rech­nung und Leis­tung schaf­fen kön­nen. Als zuläs­si­ge Ver­fah­ren, um die Echt­heit der Her­kunft und die Unver­sehrt­heit des Inhalts zu gewähr­leis­ten, sind ent­we­der eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur oder der elek­tro­ni­sche Daten­aus­tausch (EDI) nötig. Außer­dem: Rech­nun­gen von Com­pu­ter- oder Stan­dard-Fax an Fax­ge­rä­te gel­ten als Papier­rech­nun­gen. Das hat zur Fol­ge, dass die­se dann auch in Papier­form archi­viert wer­den müssen.
Der ZDH stellt im Mit­glie­der­be­reich eine Pra­xis­hil­fe sowie eine Argu­men­ta­ti­ons­hil­fe zur Ein­füh­rung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen in Hand­werks­be­trie­ben zur Verfügung.

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