Was ist eine E‑Rechnung?
Elektronische Rechnungen haben immer ein bestimmtes strukturiertes Datenformat z. B. X‑Rechnung oder ZUGFeRD. Das bedeutet, dass sie, anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer PDF, welche technisch gesehen eine Bilddatei ist, in einem maschinenlesbaren Datensatz dargestellt werden. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können. Diese Definition wurde von der deutschen Gesetzgebung im Wachstumschancengesetz (§14) festgelegt. E‑Rechnungen werden in Deutschland heute bereits im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung genutzt.
Warum wird die E‑Rechnung verpflichtend?
Hintergrund ist, dass die elektronische Rechnung dabei helfen soll, den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen. Die aktuelle Bundesregierung hat in ihrem Koalitionsvertrag 2021 deshalb Folgendes festgehalten: „Wir werden weiterhin den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Dieser Weg soll in Zusammenarbeit mit den Ländern intensiviert werden. Wir werden schnellstmöglich ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich einführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird. So senken wir die Betrugsanfälligkeit unseres Mehrwertsteuersystems erheblich und modernisieren und entbürokratisieren gleichzeitig die Schnittstelle zwischen der Verwaltung und den Betrieben.“
Was bedeutet das für das Handwerk?
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat bereits 2021 im Zuge eines Vorstoßes aus der Europäischen Union mit verschiedenen Institutionen und Betrieben geredet. Daraus geht hervor, dass im Handwerk Rechnungen sowohl weiterhin elektronisch als auch in Papierform ausgestellt werden, allerdings selten ein standardisiertes Datenformat, wie es für ein elektronisches Meldesystem erforderlich wäre, haben. Tendenziell, so der ZDH, ließe sich sagen, dass je älter Betriebsinhaber:innen und je kleiner die Betriebe sind, desto eher werden Rechnungen noch in Papierform erstellt. Kleinere Betriebe mit jüngeren Inhabern:innen nutzen eher Standard- bzw. Bürosoftware, während in größeren Betrieben vielfach Branchensoftware zum Einsatz kommt. Insbesondere ältere Kund:innen wollen ihre Rechnungen noch immer in Papierform erhalten. Der ZDH hat 30 konkrete Anforderungen benannt, die bei der Einführung der E‑Rechnung Berücksichtigung finden sollten. Dazu gehört beispielsweise, dass die Software zur Erstellung und Übermittlung von E‑Rechnungen kostenfrei zur Verfügung gestellt wird oder die Möglichkeit der Korrektur bzw. der Stornierung und Neuausstellung der Rechnung auch über den Jahreswechsel hinaus. Auch Verfahrensvereinfachungen im Austausch mit der Finanzverwaltung, z. B. schnellere Überprüfung strittiger Sachverhalte oder schnellere Erstattung von Vorsteuern, werden vom ZDH genannt.
Was ist sonst noch wichtig?
Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Als zulässige Verfahren, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten, sind entweder eine qualifizierte elektronische Signatur oder der elektronische Datenaustausch (EDI) nötig. Außerdem: Rechnungen von Computer- oder Standard-Fax an Faxgeräte gelten als Papierrechnungen. Das hat zur Folge, dass diese dann auch in Papierform archiviert werden müssen.
Der ZDH stellt im Mitgliederbereich eine Praxishilfe sowie eine Argumentationshilfe zur Einführung von elektronischen Rechnungen in Handwerksbetrieben zur Verfügung.
