Unter­schrif­ten digi­tal einholen

Die Digitalisierung hat auf vielen Ebenen Einzug in die Orthopädie-Technik gehalten. Sei es als Additive Fertigung in der Werkstatt oder in der Verwaltung. Dennoch werden viele bürokratische Hürden aufgrund der Nutzung von Papier und Briefen nochmals erhöht. Wie man dennoch schnell an eine fehlende Unterschrift auf digitalem Wege kommen kann, das erklärt Inga Fekl, ­Produktmanagerin Businessteam Leos-Health.Cloud, im Gespräch mit der OT-Redaktion.

OT: War­um und wann brau­chen Sani­täts­häu­ser eine digi­ta­le Unterschrift?

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Inga Fekl: Jede feh­len­de Unter­schrift bedeu­tet einen Stopp bei der Ver­sor­gung und Abrech­nung. Das Ein­ho­len der Unter­schrift ist in der Regel sehr zeit- und kos­ten­in­ten­siv. Eine digi­ta­le Unter­schrift bie­tet die Mög­lich­keit, in einer Online­sit­zung gemein­sam Doku­men­te und For­mu­la­re aus­zu­fül­len und die­se online rechts­si­cher zu unter­schrei­ben – so etwa Bean­tra­gun­gen, Nach­wei­se oder Abrech­nun­gen. Das ver­mei­det unnö­ti­ge Fahr­ten sowie Post­we­ge und spart Zeit, die für eine schnel­le­re Ver­sor­gung genutzt wer­den kann. Ein Fall aus der Pra­xis mit unse­rem Tool Leos.Live ist der Fall­pau­scha­len-Pro­zess. Ein Kun­de hat bis­her Brie­fe an sei­ne Kun­den ver­sandt, die ihm durch eine Unter­schrift bestä­ti­gen soll­ten, dass ein Hilfs­mit­tel wei­ter bei ihnen in Benut­zung ist. Die­se Brie­fe wur­den sel­ten beant­wor­tet, waren teu­er und am Ende muss­te eine Mit­ar­bei­te­rin trotz­dem die End­kun­den anru­fen. Mit der digi­ta­len Unter­schrift spart sich das Sani­täts­haus nun den Brief. Die End­kun­den wer­den direkt ange­ru­fen und im Tele­fo­nat wird ange­bo­ten, die Unter­schrift direkt online zu leis­ten. Die meis­ten End­kun­den gehen ger­ne dar­auf ein, geben eine Tele­fon­num­mer für eine SMS oder eine E‑Mail-Adres­se an und rufen den ent­spre­chen­den Link auf. In der ent­spre­chen­den Online-Ses­si­on wird dann par­al­lel zum Tele­fo­nat das Doku­ment sofort gemein­sam auf­ge­ru­fen und unterschrieben.

OT: Wie funk­tio­niert Ihr Service?

Fekl: Wir bie­ten Echt­zeit-Video­über­tra­gung und ermög­li­chen Hilfs­mit­tel­be­ra­tung da, wo sich die Kun­den am wohls­ten füh­len: bei sich zu Hau­se. Bei der Video-Bera­tung mit Vor-Ort-Fee­ling kann die indi­vi­du­ell bes­te Ver­sor­gung gefun­den wer­den. Die Online­be­ra­tung ermög­licht eine ­digi­ta­le Wohn­feld­be­ge­hung per Video­über­tra­gung, bei der alle Details zu Platz­ver­hält­nis­sen und den ört­li­chen ­Gege­ben­hei­ten geklärt wer­den kön­nen – für eine opti­ma­le Ver­sor­gung. Die Online-Bera­tung kann aber auch par­al­lel zum Tele­fon­ge­spräch statt­fin­den. Der Kun­de kann dann, wäh­rend er mit dem Hilfs­mit­tel­be­ra­ter tele­fo­niert, sei­nen Brow­ser öff­nen und auf geteil­te Doku­men­te zugrei­fen, Daten ein­ge­ben und unterschreiben.

OT: Wel­che tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen müs­sen Sani­täts­häu­ser und Patient:innen mitbringen?

Fekl: Der Ein­stieg als Ver­sor­ger in die Welt der digi­ta­len Bera­tung wird mit unse­rem Tool ein­fach gemacht. Wir als HMM Deutsch­land küm­mern uns um die Ein­rich­tung des Ser­vers. Wir betrei­ben eige­ne Ser­ver und kön­nen so bes­ten Daten­schutz gewähr­leis­ten. Ein Inter­net­an­schluss ist alles, was der Nut­zer benö­tigt, um direkt star­ten zu kön­nen. Die Patient:innen benö­ti­gen ledig­lich ein Smart­phone, Tablet oder PC. Schon kann es losgehen!

OT: Ist die Unter­schrift rechtsgültig?

Fekl: Ob eine Unter­schrift in einer Online-Bera­tung rechts­si­cher ist, hängt von dem Ver­fah­ren ab, das ange­wen­det wird. Es gibt ver­schie­de­ne Sicher­heits­stu­fen, die in der ­eIDAS Ver­ord­nung (Ver­ord­nung über elek­tro­ni­sche Iden­ti­fi­zie­rung und Ver­trau­ens­diens­te. Anm. d. Red.) gere­gelt sind. Leos.Live ist ent­spre­chend zer­ti­fi­ziert und die Unter­schrif­ten sind rechtssicher.

OT: Wie unter­schei­det sich Ihre Unter­schrift von einer ­qua­li­fi­zier­ten Unter­schrift eines Vertrauensdienstanbieters?

Fekl: Es kann je nach Gesprächs­si­tua­ti­on spon­tan gehan­delt wer­den. So kann der Innen­dienst eine feh­len­de Unter­schrift spon­tan wäh­rend des Tele­fo­nats ein­ho­len, da das Tool in das Bera­tungs­ge­spräch ein­ge­bun­den wer­den kann –
ohne zusätz­li­che Inte­gra­ti­on von ande­ren Dienst­leis­tern. Zudem sieht der Kun­de sei­nen Bera­ter. Das schafft zusätz­li­ches Vertrauen.

OT: Sind Ihnen Pro­ble­me mit Kos­ten­trä­gern bekannt, dass die Unter­schrif­ten nicht aner­kannt wurden?

Fekl: Alle mit unse­rem Tool getä­tig­ten Unter­schrif­ten sind anerkannt.

OT: Wie sieht es mit dem Daten­schutz aus?

Fekl: Wir haben mehr als 15 Jah­re Erfah­rung mit beson­ders sen­si­blen Daten im Gesund­heits­we­sen. Auch für die Online-Bera­tung neh­men wir die Instal­la­ti­on auf unse­ren ISO/IEC 20000–1 zer­ti­fi­zier­ten Ser­vern in Deutsch­land vor. Dadurch gewähr­leis­ten wir DSGVO-kon­for­me Spei­che­rung und Ver­ar­bei­tung von Sen­der bis Empfänger.

OT: Wel­che Hür­den gibt es aus Ihrer Sicht bei der Benut­zung. Kön­nen bei­spiels­wei­se Senior:innen mit der Tech­nik umgehen?

Fekl: Erfah­rungs­ge­mäß sind auch die Senior:innen mitt­ler­wei­le sehr gut mit Han­dys, Tablets oder PC aus­ge­stat­tet und die Benut­zung stellt bei den meis­ten kein Pro­blem mehr dar. Ganz im Gegen­teil: Gera­de durch die Pan­de­mie haben sich alle an die Nut­zung von Video­kon­fe­renz-Tools auch im pri­va­ten Umfeld gewöhnt. Die Akzep­tanz der Remo­te-Ver­sor­gung ist auch bei älte­ren Per­so­nen folg­lich sehr gut. Die Ver­sor­gung ist oft schnel­ler und ein­fa­cher, auch weil häu­fig Pfle­ge­kräf­te oder Ange­hö­ri­ge dabei sind, die unter­stüt­zen kön­nen. Ich habe gera­de schon den Pro­zess zur Ver­län­ge­rung der Fall­pau­scha­len bei unse­rem Kun­den beschrie­ben. Hier konn­ten wir bereits die Erfah­rung machen, dass die Bequem­lich­keit und Ein­fach­heit die Kund:innen über­zeugt und sie sich ger­ne auf die „neue“ Lösung einlassen.

OT: Wel­che Vor­tei­le gibt es, wenn ich die Unter­schrift digi­tal einhole?

Fekl: Jede digi­tal ein­ge­hol­te Unter­schrift spart enorm viel Zeit und Kapa­zi­tä­ten. Die Kund­schaft muss nicht mehr­fach ange­schrie­ben wer­den und nie­mand muss zum Kun­den fah­ren. Auch die zeit­li­che Kom­po­nen­te ist zu berück­sich­ti­gen. Jede digi­ta­le Unter­schrift beschleu­nigt die Ver­sor­gung und damit ver­bun­den auch die Abrechnung.

OT: Sehen Sie Ihren Ser­vice als prak­ti­sche Alter­na­ti­ve für den All­tag zu einer Unter­schrift auf Papier?

Fekl: Die Online­be­ra­tung soll den per­sön­li­chen Kon­takt zum Kun­den nicht erset­zen, son­dern inten­si­vie­ren und ist somit eine Ergän­zung zur per­sön­li­chen Kun­den­be­ra­tung. Einer­seits kann durch die mit digi­ta­len Medi­en gestütz­te Bera­tung häu­fig spon­ta­ner und schnel­ler agiert wer­den, ande­rer­seits kön­nen z. B. auch Fach­kräf­te – wie Eltern in Teil­zeit – ein­ge­setzt wer­den, die aktu­ell nicht im Außen­dienst unter­wegs sein können.

OT: Gibt es wei­te­re Ein­satz­mög­lich­kei­ten für die digi­ta­le Unterschrift?

Fekl: Unser Pro­dukt kann bran­chen­über­grei­fend ein­ge­setzt wer­den. Über­all da, wo eine Bera­tung online statt­finden und mit einer Unter­schrift abge­schlos­sen wer­den soll. Den­ken Sie an das Ver­si­che­rungs­we­sen oder Kauf­ver­trä­ge unter­schied­lichs­ter Art. Der Ein­satz unse­res Sys­tems ist zudem äußerst nach­hal­tig, denn nicht nur Papier, son­dern auch kli­ma­schäd­li­che Rei­sen kön­nen dadurch ver­mie­den werden.

OT: Wel­che Beden­ken begeg­nen Ihnen auf­sei­ten der Sani­täts­häu­ser, wenn Sie Ihre Soft­ware­lö­sung präsentieren?

Fekl: Grund­sätz­lich sind alle, denen wir Leos.Live vor­ge­stellt haben, offen für ein Sys­tem, wel­ches die Ver­sor­gungs­qua­li­tät, die Kun­den­bin­dung und nicht zuletzt die Abrech­nung ver­bes­sert. Die Vor­tei­le lie­gen für alle auf der Hand. Aller­dings ist die Nut­zung teil­wei­se mit Pro­zess­an­pas­sun­gen ver­bun­den. Mit­ar­bei­ter müs­sen sich umstel­len und nicht mehr agie­ren, wie sie es seit Jah­ren tun. Das kann bei der Ein­füh­rung der Soft­ware – wie bei jeder ande­ren Soft­ware auch – zunächst als Hür­de erschei­nen. Sind die Mit­arbeiter aber erst­mal ein­ge­loggt, über­wie­gen schnell die Vor­tei­le und der Spaß bei der Nutzung.

OT: Wie groß ist die Nach­fra­ge nach Ihrem Ser­vice und wo ­sehen Sie Potenzial?

Fekl: Unter unse­ren Bestands­kun­den im Sani­täts­haus­seg­ment konn­ten wir schon eini­ge Nutzer:innen begeis­tern. Die Nach­fra­ge steigt mit wach­sen­dem Bekannt­heits­grad stän­dig an. Und mit wei­te­ren neu­en Fea­tures, die mit dem nächs­ten Update aus­ge­spielt wer­den, wird digi­ta­le Bera­tung noch ein­fa­cher und intuitiver.

Die Fra­gen stell­te Hei­ko Cordes.

 

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