Unter­schrif­ten digi­tal einholen

OT: War­um und wann brau­chen Sani­täts­häu­ser eine digi­ta­le Unterschrift?

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Inga Fekl: Jede feh­len­de Unter­schrift bedeu­tet einen Stopp bei der Ver­sor­gung und Abrech­nung. Das Ein­ho­len der Unter­schrift ist in der Regel sehr zeit- und kos­ten­in­ten­siv. Eine digi­ta­le Unter­schrift bie­tet die Mög­lich­keit, in einer Online­sit­zung gemein­sam Doku­men­te und For­mu­la­re aus­zu­fül­len und die­se online rechts­si­cher zu unter­schrei­ben – so etwa Bean­tra­gun­gen, Nach­wei­se oder Abrech­nun­gen. Das ver­mei­det unnö­ti­ge Fahr­ten sowie Post­we­ge und spart Zeit, die für eine schnel­le­re Ver­sor­gung genutzt wer­den kann. Ein Fall aus der Pra­xis mit unse­rem Tool Leos.Live ist der Fall­pau­scha­len-Pro­zess. Ein Kun­de hat bis­her Brie­fe an sei­ne Kun­den ver­sandt, die ihm durch eine Unter­schrift bestä­ti­gen soll­ten, dass ein Hilfs­mit­tel wei­ter bei ihnen in Benut­zung ist. Die­se Brie­fe wur­den sel­ten beant­wor­tet, waren teu­er und am Ende muss­te eine Mit­ar­bei­te­rin trotz­dem die End­kun­den anru­fen. Mit der digi­ta­len Unter­schrift spart sich das Sani­täts­haus nun den Brief. Die End­kun­den wer­den direkt ange­ru­fen und im Tele­fo­nat wird ange­bo­ten, die Unter­schrift direkt online zu leis­ten. Die meis­ten End­kun­den gehen ger­ne dar­auf ein, geben eine Tele­fon­num­mer für eine SMS oder eine E‑Mail-Adres­se an und rufen den ent­spre­chen­den Link auf. In der ent­spre­chen­den Online-Ses­si­on wird dann par­al­lel zum Tele­fo­nat das Doku­ment sofort gemein­sam auf­ge­ru­fen und unterschrieben.

OT: Wie funk­tio­niert Ihr Service?

Fekl: Wir bie­ten Echt­zeit-Video­über­tra­gung und ermög­li­chen Hilfs­mit­tel­be­ra­tung da, wo sich die Kun­den am wohls­ten füh­len: bei sich zu Hau­se. Bei der Video-Bera­tung mit Vor-Ort-Fee­ling kann die indi­vi­du­ell bes­te Ver­sor­gung gefun­den wer­den. Die Online­be­ra­tung ermög­licht eine ­digi­ta­le Wohn­feld­be­ge­hung per Video­über­tra­gung, bei der alle Details zu Platz­ver­hält­nis­sen und den ört­li­chen ­Gege­ben­hei­ten geklärt wer­den kön­nen – für eine opti­ma­le Ver­sor­gung. Die Online-Bera­tung kann aber auch par­al­lel zum Tele­fon­ge­spräch statt­fin­den. Der Kun­de kann dann, wäh­rend er mit dem Hilfs­mit­tel­be­ra­ter tele­fo­niert, sei­nen Brow­ser öff­nen und auf geteil­te Doku­men­te zugrei­fen, Daten ein­ge­ben und unterschreiben.

OT: Wel­che tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen müs­sen Sani­täts­häu­ser und Patient:innen mitbringen?

Fekl: Der Ein­stieg als Ver­sor­ger in die Welt der digi­ta­len Bera­tung wird mit unse­rem Tool ein­fach gemacht. Wir als HMM Deutsch­land küm­mern uns um die Ein­rich­tung des Ser­vers. Wir betrei­ben eige­ne Ser­ver und kön­nen so bes­ten Daten­schutz gewähr­leis­ten. Ein Inter­net­an­schluss ist alles, was der Nut­zer benö­tigt, um direkt star­ten zu kön­nen. Die Patient:innen benö­ti­gen ledig­lich ein Smart­phone, Tablet oder PC. Schon kann es losgehen!

OT: Ist die Unter­schrift rechtsgültig?

Fekl: Ob eine Unter­schrift in einer Online-Bera­tung rechts­si­cher ist, hängt von dem Ver­fah­ren ab, das ange­wen­det wird. Es gibt ver­schie­de­ne Sicher­heits­stu­fen, die in der ­eIDAS Ver­ord­nung (Ver­ord­nung über elek­tro­ni­sche Iden­ti­fi­zie­rung und Ver­trau­ens­diens­te. Anm. d. Red.) gere­gelt sind. Leos.Live ist ent­spre­chend zer­ti­fi­ziert und die Unter­schrif­ten sind rechtssicher.

OT: Wie unter­schei­det sich Ihre Unter­schrift von einer ­qua­li­fi­zier­ten Unter­schrift eines Vertrauensdienstanbieters?

Fekl: Es kann je nach Gesprächs­si­tua­ti­on spon­tan gehan­delt wer­den. So kann der Innen­dienst eine feh­len­de Unter­schrift spon­tan wäh­rend des Tele­fo­nats ein­ho­len, da das Tool in das Bera­tungs­ge­spräch ein­ge­bun­den wer­den kann –
ohne zusätz­li­che Inte­gra­ti­on von ande­ren Dienst­leis­tern. Zudem sieht der Kun­de sei­nen Bera­ter. Das schafft zusätz­li­ches Vertrauen.

OT: Sind Ihnen Pro­ble­me mit Kos­ten­trä­gern bekannt, dass die Unter­schrif­ten nicht aner­kannt wurden?

Fekl: Alle mit unse­rem Tool getä­tig­ten Unter­schrif­ten sind anerkannt.

OT: Wie sieht es mit dem Daten­schutz aus?

Fekl: Wir haben mehr als 15 Jah­re Erfah­rung mit beson­ders sen­si­blen Daten im Gesund­heits­we­sen. Auch für die Online-Bera­tung neh­men wir die Instal­la­ti­on auf unse­ren ISO/IEC 20000–1 zer­ti­fi­zier­ten Ser­vern in Deutsch­land vor. Dadurch gewähr­leis­ten wir DSGVO-kon­for­me Spei­che­rung und Ver­ar­bei­tung von Sen­der bis Empfänger.

OT: Wel­che Hür­den gibt es aus Ihrer Sicht bei der Benut­zung. Kön­nen bei­spiels­wei­se Senior:innen mit der Tech­nik umgehen?

Fekl: Erfah­rungs­ge­mäß sind auch die Senior:innen mitt­ler­wei­le sehr gut mit Han­dys, Tablets oder PC aus­ge­stat­tet und die Benut­zung stellt bei den meis­ten kein Pro­blem mehr dar. Ganz im Gegen­teil: Gera­de durch die Pan­de­mie haben sich alle an die Nut­zung von Video­kon­fe­renz-Tools auch im pri­va­ten Umfeld gewöhnt. Die Akzep­tanz der Remo­te-Ver­sor­gung ist auch bei älte­ren Per­so­nen folg­lich sehr gut. Die Ver­sor­gung ist oft schnel­ler und ein­fa­cher, auch weil häu­fig Pfle­ge­kräf­te oder Ange­hö­ri­ge dabei sind, die unter­stüt­zen kön­nen. Ich habe gera­de schon den Pro­zess zur Ver­län­ge­rung der Fall­pau­scha­len bei unse­rem Kun­den beschrie­ben. Hier konn­ten wir bereits die Erfah­rung machen, dass die Bequem­lich­keit und Ein­fach­heit die Kund:innen über­zeugt und sie sich ger­ne auf die „neue“ Lösung einlassen.

OT: Wel­che Vor­tei­le gibt es, wenn ich die Unter­schrift digi­tal einhole?

Fekl: Jede digi­tal ein­ge­hol­te Unter­schrift spart enorm viel Zeit und Kapa­zi­tä­ten. Die Kund­schaft muss nicht mehr­fach ange­schrie­ben wer­den und nie­mand muss zum Kun­den fah­ren. Auch die zeit­li­che Kom­po­nen­te ist zu berück­sich­ti­gen. Jede digi­ta­le Unter­schrift beschleu­nigt die Ver­sor­gung und damit ver­bun­den auch die Abrechnung.

OT: Sehen Sie Ihren Ser­vice als prak­ti­sche Alter­na­ti­ve für den All­tag zu einer Unter­schrift auf Papier?

Fekl: Die Online­be­ra­tung soll den per­sön­li­chen Kon­takt zum Kun­den nicht erset­zen, son­dern inten­si­vie­ren und ist somit eine Ergän­zung zur per­sön­li­chen Kun­den­be­ra­tung. Einer­seits kann durch die mit digi­ta­len Medi­en gestütz­te Bera­tung häu­fig spon­ta­ner und schnel­ler agiert wer­den, ande­rer­seits kön­nen z. B. auch Fach­kräf­te – wie Eltern in Teil­zeit – ein­ge­setzt wer­den, die aktu­ell nicht im Außen­dienst unter­wegs sein können.

OT: Gibt es wei­te­re Ein­satz­mög­lich­kei­ten für die digi­ta­le Unterschrift?

Fekl: Unser Pro­dukt kann bran­chen­über­grei­fend ein­ge­setzt wer­den. Über­all da, wo eine Bera­tung online statt­finden und mit einer Unter­schrift abge­schlos­sen wer­den soll. Den­ken Sie an das Ver­si­che­rungs­we­sen oder Kauf­ver­trä­ge unter­schied­lichs­ter Art. Der Ein­satz unse­res Sys­tems ist zudem äußerst nach­hal­tig, denn nicht nur Papier, son­dern auch kli­ma­schäd­li­che Rei­sen kön­nen dadurch ver­mie­den werden.

OT: Wel­che Beden­ken begeg­nen Ihnen auf­sei­ten der Sani­täts­häu­ser, wenn Sie Ihre Soft­ware­lö­sung präsentieren?

Fekl: Grund­sätz­lich sind alle, denen wir Leos.Live vor­ge­stellt haben, offen für ein Sys­tem, wel­ches die Ver­sor­gungs­qua­li­tät, die Kun­den­bin­dung und nicht zuletzt die Abrech­nung ver­bes­sert. Die Vor­tei­le lie­gen für alle auf der Hand. Aller­dings ist die Nut­zung teil­wei­se mit Pro­zess­an­pas­sun­gen ver­bun­den. Mit­ar­bei­ter müs­sen sich umstel­len und nicht mehr agie­ren, wie sie es seit Jah­ren tun. Das kann bei der Ein­füh­rung der Soft­ware – wie bei jeder ande­ren Soft­ware auch – zunächst als Hür­de erschei­nen. Sind die Mit­arbeiter aber erst­mal ein­ge­loggt, über­wie­gen schnell die Vor­tei­le und der Spaß bei der Nutzung.

OT: Wie groß ist die Nach­fra­ge nach Ihrem Ser­vice und wo ­sehen Sie Potenzial?

Fekl: Unter unse­ren Bestands­kun­den im Sani­täts­haus­seg­ment konn­ten wir schon eini­ge Nutzer:innen begeis­tern. Die Nach­fra­ge steigt mit wach­sen­dem Bekannt­heits­grad stän­dig an. Und mit wei­te­ren neu­en Fea­tures, die mit dem nächs­ten Update aus­ge­spielt wer­den, wird digi­ta­le Bera­tung noch ein­fa­cher und intuitiver.

Die Fra­gen stell­te Hei­ko Cordes.