Warum gerade die strukturierte Dateneingabe entscheidend ist und wie sich das Papierchaos bei der Abrechnung lichten lässt, erklärt Thomas Hundhammer, Geschäftsführer des Projektpartners Carelogic.
Herr Hundhammer, wer ist Carelogic?
Thomas Hundhammer: Carelogic ist auf Softwarelösungen und Prozessoptimierung im Gesundheitswesen spezialisiert. Wir helfen Leistungserbringern im Gesundheitswesen – wie zum Beispiel Sanitätshäusern und orthopädietechnischen Werkstätten, ihre Prozesse zu verschlanken, zu beschleunigen und skalierbar zu machen. Dabei haben wir die Digitalisierung aller Bereiche im Blick, bis hin zum papierlosen Außendienst. Unser Unternehmen wurde 2011 als Spin-off der IT eines großen Leistungserbringers in Bayern gegründet.
Warum beteiligt sich Ihr Unternehmen am eVO-Pilotprojekt?
Wir sind seit über vier Jahren dabei, denn wir wollen diesen wichtigen Digitalisierungsprozess aktiv und an vorderster Stelle mitgestalten. Das ist unsere Motivation und deshalb setzen wir unsere Kapazitäten dafür ein – unentgeltlich, genauso wie die anderen Partner des Pilotprojekts.
Mir ist das auch persönlich wichtig, deshalb nehme ich mich in regelmäßigen Abständen aus dem Tagesgeschäft von Carelogic heraus und richte meinen Fokus auf die eVO-Fortentwicklung. Nicht zuletzt macht es Spaß, bei diesem vielschichtigen Vorhaben mitzuwirken und strukturierte digitale Prozesse zu schaffen.
Updates zum Pilotprojekt eVO für BIV-OT-Mitgliedsbetriebe liefert der Newsletter „eVO-Aktuell“. Interessierte können sich im Mitgliederbereich unter dem Menüpunkt Newsletter anmelden. Wer sich aktiv beteiligen möchte (zum Beispiel Mitgliedsbetriebe, Kostenträger oder PVS-Anbieter), meldet sich unter: telematik@biv-ot.org. Die Projektleitung informiert anschließend über Details.
Was ist in Ihren Augen der Mehrwert von digitalen, strukturierten Daten für Leistungserbringer?
Zuerst haben wir uns im eVO-Pilotprojekt mit der Eingabequalität der Verordnungsdaten befasst. Bereits hier wird der Mehrwert digitaler, strukturierter Daten offensichtlich. Bisher werden diese Angaben oft abgetippt, dabei entstehen Missverständnisse und Fehler. Manche Betriebe verwenden OCR-Module zum Auslesen (Optical Character Recognition: optische Zeichenerkennung, Anm. d. Red.). Diese Technologie ist aber nicht perfekt. Welche Informationen wie auf der Verordnung stehen, ist zudem von Arztpraxis zu Arztpraxis verschieden. Doch die Eingabequalität ist enorm wichtig für alle Folgeprozesse. Aus falschen beziehungsweise uneindeutigen Daten zu Beginn entstehen zwangsläufig Probleme, die Zeit kosten. Wir haben das Datenmodell für die ärztliche Hilfsmittelverordnung sinnvoll strukturiert und passende Demo-Eingabemasken gestaltet. Damit ist schon viel gewonnen.
Welche Stelle im Verordnungsprozess erweist sich beim Übergang vom analogen Papierberg zu einer schlanken digitalen Alternative als besonders herausfordernd?
Aus Sicht eines ITlers sind die herkömmlichen Abrechnungsprozesse das blanke Chaos: Heute braucht man dafür eine Riesenablage mit Bergen von Papier, darunter Originalverordnungen sowie per Hand unterschriebene Lieferscheine und Empfangsbestätigungen, die für die Abrechnung in der Regel zwingend vorzulegen sind. Wenn dieser Papierberg verschwindet und eine komplette Prozesskette ohne Medienbrüche entsteht, wird sich der wahre Gewinn an Transparenz, Zeit und damit Geld durch die Digitalisierung zeigen. Zum Glück denkt man beim Pilotprojekt auch mal um die Ecke, wenn es um die digitale Abbildung dieser Dokumente geht, und ist immer im offenen Gespräch mit den Kostenträgern.
Sind zum Verbrauch bestimmte Hilfsmittel regelmäßig notwendig – zum Beispiel aufgrund einer chronischen Erkrankung –, können Ärztin oder Arzt eine Dauerverordnung ausstellen. Dies betrifft zum Beispiel Inkontinenzhilfsmittel oder Stomaversorgung. Solche Dauerverordnungen müssen im Allgemeinen von der jeweiligen gesetzlichen Krankenkasse genehmigt werden und können in der Regel bis zu ein Jahr gelten.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit den Kostenträgern?
Zu den Projektpartnern gehören gesetzliche Krankenkassen und deren Dienstleister. Deren Vertreter nehmen die Vorschläge aus dem Pilotprojekt mit in ihre Runden, diskutieren darüber und geben ihr Feedback. Wir bauen Matrizen, die den jeweiligen Prozess detailliert beschreiben. Dabei werden Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. Wir fragen dann zum Beispiel: Welche Dokumente benötigen die Krankenkassen für den jeweiligen Vorgang tatsächlich? Welche könnte man einsparen? In unseren gemeinsamen Meetings haben wir erlebt, dass die Krankenkassen zu Veränderungen bereit sind, schlankeren Verfahrensweisen zustimmen und auf Papier verzichten wollen. Wenn sich das künftig in den Verträgen widerspiegelt, kann dies zum Leitbild werden. Verschiedene konkrete Ansätze für eine digitale Leistungsbestätigung werden bereits evaluiert.
Damit eine digitale Alternative zu händisch unterschriebenen Lieferscheinen und Empfangsbestätigungen zum Tragen kommt, sind aber Änderungen in den Verträgen zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern notwendig?
Bisher schreiben die Verträge im Allgemeinen eine Unterschrift in Schriftform – also per Hand – vor. Das ist weit weg von dem, was derzeit schon machbar wäre. Manche Hilfsmittel dürfen über einen Paketversender geliefert werden. Dann genügt die Dokumentierung der Sendungsnummer, wie es während der Corona-Pandemie üblich war – sogar ohne Unterschrift bei der Entgegennahme des Pakets. Liefert ein Leistungserbringer das Hilfsmittel allerdings selbst aus – weil er es zum Beispiel direkt anpasst –, dann braucht er die handschriftliche Unterschrift des Empfängers auf Papier und muss dieses natürlich aufbewahren. Das passt doch nicht mehr in unsere digitale Welt! Einzelne Kassen haben ihre Vorschriften gelockert, ohne Ansprüche an qualifizierte elektronische Signaturen (QES) zu stellen, die in der Praxis nicht realisierbar sind.
![Im Vergleich: Der Standardprozess für die Versorgung mit orthopädischen Hilfsmitteln (Grafik 1) und der Sonderprozess einer Dauerversorgung (Grafik 2 und 3). Grafiken [3]: Carelogic/Pilotprojekt eVO für orthopädische Hilfsmittel](https://360-ot.de/wp-content/uploads/2026/02/eVO_Dauer_Mehrfach_09-01-2026-OT2-3-1.jpg)
In diesem Jahr soll im Rahmen des eVO-Pilotprojekts die Abrechnung mit den Kostenträgern getestet werden (s. OT 1/26). Wie ist Carelogic in diesen Prozess eingebunden?
Im Team mit anderen Projektpartnern haben wir das Datenmodell entwickelt. Dafür waren wir in verschiedenen Workshops und Arbeitsgruppen im permanenten Austausch. Diese ständige Kommunikation ist wichtig, denn wir wollen niemanden vor vollendete Tatsachen stellen, wir müssen alle an einem Strang ziehen. Rund drei Dutzend Vertreter von Kassen und Kassendienstleistern sind mehr oder weniger eingebunden. Besonders die AOK Niedersachsen hat uns geholfen, unser Modell feinzutunen. Wir haben inzwischen außerdem das Modell für den Versand von Abrechnungsdaten in eine zeitgemäße Form überführt.
Was bedeutet das?
Die elektronische Übermittlung von Abrechnungsdaten basiert bislang auf der sogenannten Technischen Anlage 1 des GKV-Spitzenverbandes. Nach dieser Richtlinie muss dafür regelhaft das EDIFACT-Format (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, Anm. d. Red.) verwendet werden. Das würde man heute aber nicht mehr so machen, deshalb haben wir das entsprechende digitale Verfahren in unserem Modell an aktuelle Standards angepasst und ausgebaut. Wir haben uns für das XML-Format (Extensible Markup Language: universelle Sprache für die hierarchische Darstellung und Speicherung strukturierter Daten, Anm. d. Red.) entschieden, das eine gute Erweiterbarkeit und eine besser nachvollziehbare Hierarchie bietet. Wir haben also die Technische Anlage von EDIFACT in eine schöne XML-Struktur übersetzt. Da wird niemand etwas vermissen! Im EDIFACT sind viele Angaben im Freitextfeld gelandet, darunter Trackingnummern bei einem Paketversand von Hilfsmitteln und ebenfalls Herstellernummern. Diese Informationen müssen dann mühsam herauskopiert werden. Wir haben analysiert, welche Daten besonders oft im Freitextfeld auftauchen und dafür strukturierte Eingabefelder eingerichtet. Wir möchten erreichen, dass das Freitextfeld nur in Ausnahmefällen genutzt werden muss. Ziel ist auch hier, die Automatisierung von Folgeprozessen zu ermöglichen. Freitext ist da immer ungünstig.
Das Pilotprojekt hat sich im vergangenen Jahr des Weiteren mit den Sonderprozessen wie beispielsweise Dauerverordnungen befasst und Vorschläge erarbeitet. Wie sehen die Lösungsmöglichkeiten aus – und was ist daran eigentlich so kompliziert?
Im Papierprozess wird bei einer Dauerverordnung das originale Muster-16-Rezept bei der ersten Abrechnung an die Krankenkasse geschickt. Bei allen folgenden Versorgungen wird der Abrechnung eine Kopie dieses Muster-16-Rezepts beigelegt. Das ist bei einer digitalen Verordnung nicht praktikabel. Unsere Idee: Bei allen Versorgungen, die auf der eindeutigen Referenznummer der Dauerverordnung basieren, verweist die Abrechnung auf dieses originale Rezept. Damit hat der Kostenträger eine einheitliche Referenz und weiß, dass es sich um dieselbe Verordnung als Grundlage der Dauerversorgung handelt. Nach aktueller Planung können Kostenträger aus der Branchensoftware auch jedes Mal automatisiert das Originalrezept erhalten, ohne dass dies zusätzlichen Aufwand bedeutet. Wir haben also gemeinsam technisch funktionierende Lösungen gefunden, die wir Ende 2025 mit den Stakeholdern wie der Gematik geteilt haben.
Die Fragen stellte Cathrin Günzel.
Es geht Schritt für Schritt weiter voran. Die Leistungserbringer wägen ab, welche Lösungen man braucht. Im Entwicklungs-Kernteam und gemeinsam mit den Kassenvertretern wird diskutiert, wie sich dies so umsetzen lässt, dass es für alle passt. Mit weiteren Beteiligten wie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV, Anm. d. Red.), die das Rezeptdatenmodell für das elektronische Rezept (eRezept, Anm. d. Red.) verantwortet hat, und dem für den Fachdienst und die Abrechnungsdaten relevanten GKV-Spitzenverband sind die Verantwortlichen des Pilotprojekts ebenso in Kontakt. Verschiedene Perspektiven und Kompetenzen werden gehört und abgeglichen, für ein optimales Ergebnis werden alle ins Boot geholt.
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