12Absetzungen sind für die betroffenen Leistungserbringer: innen doppelt ärgerlich. Denn sie verursachen zusätzliche Arbeit und die Kürzungen sind nichts anderes als Umsatzeinbußen. Dabei könnten die meisten Absetzungen ganz einfach vermieden werden, da es oft nur „Kleinigkeiten“ sind, die zu einer Kürzung der abgerechneten Beträge durch die Krankenkassen führen. Es lohnt sich für Hilfsmittelerbringer:innen also, ein paar einfache Tipps zu berücksichtigen – und dabei auch auf die Digitalisierung zu setzen.
1. Tipp: Das Arztrezept penibel auf Vollständigkeit prüfen
Sorgfalt und Genauigkeit sind bei der Abrechnung oberstes Gebot. Das beginnt bereits bei der Prüfung des Arztrezepts auf Vollständigkeit. Hat der Arzt das Rezept unterschrieben? Ist ein Praxisstempel mit den Kontaktdaten der Praxis vorhanden? Auch die Hilfsmittel- oder Produktbezeichnung muss vollständig sein, dem individuellen Bedarf entsprechen und gegebenenfalls mit genauen Mengenangaben
versehen sein (z. B. bei Wundversorgungen oder enteraler Ernährung). Besonders wichtig: Die Diagnose des Arztes muss zwingend auf dem Rezept vermerkt sein, sonst droht eine Absetzung. Ebenso muss der Arzt Dauerverordnungen und Versorgungszeiträume angeben.
Änderungen des Rezepts dürfen ausschließlich vom Arzt durchgeführt werden und müssen erneut mit Stempel, Arztunterschrift und Änderungsdatum dokumentiert werden. Die gute Nachricht: Nach wie vor ist dies für Rezepte, die Sie nach §302 SGB V abrechnen, auch per Telefax möglich. Lediglich bei der Abrechnung nach §300 SGB V ist immer das Original zu ändern – oder ein neues geändertes Rezept nötig. Hilfsmittelerbringer:innen sollten außerdem darauf achten, dass eine Versorgung beziehungsweise die Abgabe von Hilfsmitteln erst dann erfolgt, wenn ein vollständig ausgefülltes Rezept vorliegt. Denn eine rückwirkende Ausstellung kann vom Arzt verweigert werden.
Bei den Angaben, die Hilfsmittelerbringer:innen auf dem Rezept machen müssen, ist ebenfalls Sorgfalt geboten. Zunehmend häufiger kommt es zu Absetzungen, weil nur die 7‑stellige Hilfsmittel-Positionsnummer angegeben wird, erforderlich ist aber die 10-stellige Nummer. Gerne wird auch vergessen, die Kund:innen auf der Rückseite den Empfang der Hilfsmittel per Unterschrift bestätigen zu lassen.
2. Tipp: Genau wissen, was in den abgeschlossenen Verträgen steht
Schon bevor Sie als Hilfsmittelerbringer:in einen Vertrag mit einem Kostenträger abschließen oder einem Rahmenvertrag beitreten, lohnt sich ein genauer Blick ins Kleingedruckte. Denn hier sind wichtige Details festgeschrieben, die für die Abrechnung relevant sind – und das oftmals von Kostenträger zu Kostenträger ganz unterschiedlich. Zum Beispiel ist hier geregelt, ob Dauerverordnungen/-genehmigungen möglich sind und welche Genehmigungsfreigrenzen es gibt. Auch die Versorgungen, für die ein elektronischer Kostenvoranschlag (eKV) benötigt wird, sind hier aufgelistet. Weiterhin ist aus den Verträgen ersichtlich, welche Unterlagen der Abrechnung beigefügt werden müssen – auch dies ist von Kostenträger zu Kostenträger unterschiedlich.
Ein besonders wichtiger Punkt in den Verträgen: die Preiserhöhungen. Es lohnt sich, die Termine für die Preiserhöhungen genau zu kennen, denn in der Regel reagieren die Kostenträger nicht, wenn geringere Preise abgerechnet werden, obwohl den Leistungserbringer:innen nach einer Preiserhöhung eigentlich mehr zusteht. Unter dem Strich kann dann ein geringerer Umsatz stehen. Ähnlich verhält es sich mit vertraglich vereinbarten Preissenkungen. Werden diese nicht beachtet, kann dies zu Absetzungen führen, die dann von den Leistungserbringer:innen erfasst und ausgebucht werden müssen – ein unnötiger Arbeitsaufwand.
3. Tipp: Alle Unterlagen einreichen oder vorhalten
Entscheidend für eine reibungslose Abrechnung sind die ergänzenden Unterlagen, die je nach Vertrag eingereicht werden müssen. Dazu gehören insbesondere Genehmigungen beziehungsweise elektronische Kostenvoranschläge. Sollten Hilfsmittel durch externe Dienstleister ausgeliefert werden, muss in vielen Fällen auch eine von den Kund:innen unterschriebene Empfangsbestätigung vorliegen, sofern keine Unterschrift auf dem Rezept vorhanden ist. Für bestimmte Hilfsmittel können auch produktindividuelle Erhebungs- oder Beratungsbögen erforderlich sein, zum Beispiel Dekubituserhebungsbögen oder Maßblätter bei Kompressionstherapien. Je nach Krankenkasse ist außerdem eine unterschriebene Einverständniserklärung zur Datenspeicherung/-übermittlung der Kund:innen vorzulegen. Wie bei Tipp Nr. 2 erwähnt, lohnt sich hier ein Blick in die jeweiligen Kostenträgerverträge, um zu wissen, welche zusätzlichen Unterlagen mit der Abrechnung eingereicht oder auf Anfrage nachgereicht werden müssen.
4. Tipp: Mit Ärzten und Krankenkassen kommunizieren
Um den Abrechnungsprozess effizienter zu gestalten beziehungsweise mögliche Fehlerquellen zu eliminieren, kann es hilfreich sein, mit den Beteiligten – also Ärzten und Krankenkassen – in Kontakt zu treten. Fällt Ihnen zum Beispiel auf, dass die Rezepte eines Arztes öfters nicht vollständig ausgefüllt sind, kann es sich lohnen, die Sprechstundenhilfe zu kontaktieren und freundlich darum zu bitten, bei zukünftigen Rezepten auf Vollständigkeit zu achten.
Auch die Kommunikation mit den Kostenträgern kann sich auszahlen, etwa bei Unklarheiten zu Vertragsinhalten. Hier sollten Hilfsmittelerbringer:innen auf Nummer sicher gehen und vorbeugend nachfragen, um Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden. Unter Umständen können Sie nach Absprache sogar den Verwaltungsaufwand reduzieren, falls Sie mit dem Kostenträger vereinbaren können, dass dieser bei der Abrechnung auf die Übersendung bestimmter Zusatzunterlagen verzichtet.
5. Tipp: Die Abrechnung mit Hilfe einer Branchensoftware optimieren
Die Digitalisierung erleichtert schon heute den Arbeitsalltag enorm. Und insbesondere rund um die Abrechnung kann die richtige Branchensoftware für eine erhebliche Entlastung sorgen und gleichzeitig die Fehler-/Absetzungsquote deutlich reduzieren. So bieten moderne Softwarelösungen beispielsweise eine Funktion für den Rezeptdruck, die das sofortige Taxieren sowie die Erfassung mittels OCR-Verfahren (Optical Character Recognition; Texterkennung) ermöglicht.
Softwarelösungen wie zum Beispiel Optica Omnia verfügen über eine Vertragsdatenbank, in der die tagesaktuellen Preise aus mehr als 5.500 Hilfsmittelverträgen hinterlegt sind. So können sich Hilfsmittelerbringer:innen sicher sein, stets die richtigen Preise zu taxieren und keinen Umsatz zu verschenken. Auch elektronische Kostenvoranschläge können mit Optica Omnia erstellt, eingereicht und verwaltet werden. Für die Abrechnung sind diese dann stets griffbereit und können zusammen mit den Rezepten und sonstigen Unterlagen, die ebenfalls in Optica Omnia vorgehalten werden können, bei den Kostenträgern eingereicht werden. Der Einsatz einer Branchensoftware bei der Abrechnung lohnt sich aber auch mit Blick auf die Zukunft. Mit Einführung der Telematikinfrastruktur (TI) hat der Aufbau des digitalen Gesundheitsnetzes in Deutschland begonnen. In den kommenden Jahren werden immer mehr Prozesse in dieses Netz verlagert werden – auch in der Hilfsmittelbranche.
Fazit: Sorgfalt ist oberstes Gebot, Digitalisierung die Zukunft
Bei der Abrechnung gilt eine einfache Faustregel: Je sorgfältiger gearbeitet wird, desto geringer ist das Risiko von Absetzungen. Genau hinschauen – im Zweifelsfall auch zwei Mal – zahlt sich in jedem Fall aus. Mit Hilfe der Digitalisierung in Form einer geeigneten Branchensoftware lassen sich Aufwand und Fehlerquellen nochmals deutlich reduzieren. Wer heute schon auf diesen Weg der Zukunft setzt,
wird dafür mit mehr Effizienz belohnt.
Weitere Informationen hier.
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