Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und versenden zu können. Doch was bedeutet das konkret, und wie können Unternehmen die Umstellung effizient umsetzen?
Was ist eine E‑Rechnung?
Eine E‑Rechnung ist mehr als nur eine digital versendete Rechnung. Es handelt sich um einen strukturierten Datensatz, der in einem maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt und übermittelt wird. Dieses Format ermöglicht eine medienbruchfreie Verarbeitung, wodurch sowohl Zeit als auch Kosten gespart werden können.
Im Gegensatz dazu gelten Papierrechnungen oder unstrukturierte PDF-Dokumente ab 2025 nur noch als „Sonstige Rechnungen“. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Rechnungsprozesse die neuen Anforderungen erfüllen.
Warum die Umstellung auf E‑Rechnungen?
Die verpflichtende Einführung der E‑Rechnung zielt darauf ab, die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft zu fördern. Besonders im Rechnungswesen lassen sich mit der E‑Rechnung Prozesse deutlich effizienter gestalten. Vorteile der E‑Rechnung können unter anderem eine Kostensenkung sein, da die Unternehmen weniger Papier verbrauchen und ein geringerer personeller Aufwand nötig ist. Auch die Fehlerquote kann durch eine automatisierte Verarbeitung reduziert werden. Ein weiterer Aspekt ist die Nachhaltigkeit. Weniger Papier bedeutet, dass auch entscheidende Ressourcen geschont werden. Für Unternehmen ergeben sich dadurch nicht nur gesetzliche Vorteile, sondern auch handfeste wirtschaftliche Anreize.
Welche Formate sind zulässig?
Die E‑Rechnung muss den EU-Normen entsprechen, insbesondere der Norm EN 16931. In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD besonders verbreitet:
- XRechnung: Ein standardisiertes, rein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Kombiniert ein menschenlesbares PDF mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz, was eine flexible Nutzung ermöglicht.
Unternehmen können mit ihren Geschäftspartnern das bevorzugte Format abstimmen, solange es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Was änderte sich mit dem Jahresstart 2025?
Mit Beginn des Jahres 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen. Dies bedeutet konkret:
- Technische Infrastruktur: Ein E‑Mail-Postfach reicht für den Empfang häufig aus, jedoch ist eine geeignete Software zur Verarbeitung notwendig.
- Archivierung: E‑Rechnungen müssen GoBD-konform und unveränderbar aufbewahrt werden.
- Software: Der Einsatz spezialisierter Programme, wie etwa dem kostenlosen E‑Rechnungsviewer der Finanzverwaltung, erleichtert die Handhabung.
Übergangsregelungen und Ausnahmen
Um den Umstieg zu erleichtern, gelten bis Ende 2027 Übergangsfristen für kleinere Unternehmen und bestimmte Umsätze:
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
- Steuerfreie Umsätze: Bestimmte Umsätze, wie z. B. Vermietungen, bleiben von der Pflicht unberührt.
- Kleinunternehmerregelung: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro haben bis Ende 2027 Zeit zur Umstellung.
Was müssen Unternehmen tun?
Die rechtzeitige Vorbereitung ist der Schlüssel, um die Umstellung erfolgreich zu bewältigen. Unternehmen sollten folgende Schritte berücksichtigen:
- Technische Infrastruktur prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme für die Bearbeitung von E‑Rechnungen geeignet sind.
- Software implementieren: Investieren Sie in Programme, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Mitarbeiter schulen: Sensibilisieren Sie Ihre Teams für die neuen Prozesse und schulen Sie sie im Umgang mit E‑Rechnungen.
- Partner einbeziehen: Klären Sie mit Geschäftspartnern, welche Formate und Übertragungswege genutzt werden.
Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen berichtete, dass die Einführung der E‑Rechnung zu einer Zeitersparnis von 20 % bei der Rechnungsverarbeitung geführt hat. Durch die Umstellung konnten jährlich mehrere Tausend Euro an Druck- und Versandkosten eingespart werden.
- Brauche ich spezielle Hardware? Nein, die meisten bestehenden Systeme können mit der richtigen Softwareanpassung weiter genutzt werden.
- Kann ich weiterhin Papierrechnungen versenden? Ja, jedoch nur unter den oben genannten Ausnahmen und Übergangsregelungen.
- Was passiert, wenn ich nicht umstelle? Verstöße gegen die gesetzliche Pflicht können zu Sanktionen führen. Zudem riskieren Unternehmen, von Geschäftspartnern als unmodern wahrgenommen zu werden.
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