Ver­trä­ge rich­tig anwen­den: Semi­nar bie­tet Praxiswissen

Im Gespräch mit der OT-Redak­ti­on erläu­tert Refe­rent Nils Smith, stell­ver­tre­ten­der Lei­ter des Refe­rats „Wirt­schaft & Ver­trä­ge“ des Bun­des­in­nungs­ver­ban­des für Ortho­pä­die-Tech­nik (BIV-OT), was die Seminarteilnehmer:innen erwartet.

 OT: 95 Kran­ken­kas­sen gibt es – Stand 1. Janu­ar 2024 – aktu­ell. Wie kön­nen klei­ne­re Betrie­be im All­tag den Über­blick über die Ver­trags­land­schaft behal­ten?  

Nils Smith: Sani­täts­häu­ser ver­wal­ten für cir­ca 70 Kos­ten­trä­ger jeweils bis zu 30 Ver­sor­gungs­be­rei­che, um die von den Ver­si­cher­ten benö­tig­ten Hilfs­mit­tel­ver­sor­gun­gen voll­um­fäng­lich abzu­de­cken. Auf­grund der Mas­se ist es schwie­rig, den Über­blick im Tages­ge­schäft zu behal­ten, den­noch blei­ben den Betrie­ben ver­schie­dens­te Mög­lich­kei­ten, um sich den Ver­sor­gungs­all­tag zu vereinfachen.
Eine Mög­lich­keit ist, die von den Kos­ten­trä­gern in For­mu­la­ren und Doku­men­ten gefor­der­ten Inhal­te zu bün­deln und ent­spre­chen­de Mus­ter für die ver­trag­lich ver­ein­bar­ten Doku­men­ta­tio­nen zu erstel­len. Ergän­zend hier­zu soll­te haus­in­tern geprüft wer­den, ob bestimm­te Pro­zes­se opti­miert und Arbeits­wei­sen ver­schlankt bezie­hungs­wei­se für alle Kos­ten­trä­ger ange­gli­chen wer­den können.
Ein wei­te­rer wich­ti­ger Punkt ist die sorg­fäl­ti­ge Pfle­ge der Daten in der eige­nen Bran­chen­soft­ware mit Ver­trags­bei­trit­ten und Preis­lis­ten­ak­tua­li­sie­run­gen. So wird Irri­ta­tio­nen im Rah­men der Abrech­nung vor­ge­beugt und die Bean­tra­gung wird effi­zi­en­ter gestal­tet. Zudem haben die Leis­tungs­er­brin­ger die Mög­lich­keit, sich bei ihrem jewei­li­gen ver­trags­schlie­ßen­den Ver­band Infor­ma­tio­nen über die Ver­trä­ge einzuholen.

OT: Wel­chen Bei­trag leis­tet der BIV-OT?

Smith: Die Ver­wal­tungs­ver­ein­fa­chung ist im Rah­men der Ver­trags­ver­hand­lun­gen ein wich­ti­ger Teil unse­rer Arbeit, schließ­lich ver­tre­ten wir die Inter­es­sen aller Betrie­be am Markt, unab­hän­gig von der Unter­neh­mens­grö­ße. Unser Bestre­ben ist es, Ver­trä­ge mit allen Kos­ten­trä­gern mög­lichst har­mo­ni­siert und schlank zu ver­han­deln, wodurch das Hand­ling in der Ver­wal­tung deut­lich ver­ein­facht wird und auch Betrie­be mit einer gerin­gen Mit­ar­bei­ter­zahl leicht ver­ständ­li­che Ver­trä­ge umzu­set­zen haben.
Die vom BIV-OT abge­schlos­se­nen Rah­men­ver­trä­ge und Anla­gen sind juris­tisch geprüft und aus fach­li­cher Sicht von Exper­ten bewer­tet. Hier­durch geben wir den Mit­glieds­be­trie­ben die Sicher­heit, dass sie beden­ken­los den von uns geschlos­se­nen Ver­trä­gen bei­tre­ten kön­nen. Dar­über hin­aus stel­len wir unse­ren Mit­glieds­be­trie­ben Infor­ma­tio­nen zu den Ver­trä­gen in unse­rem Mit­glie­der­por­tal zur Ver­fü­gung und ver­su­chen mit ver­schie­dens­ten Über­sich­ten wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen gebün­delt bereit zu stel­len. Neben den Hil­fe­stel­lun­gen, die wir unse­ren Mit­glie­dern tag­täg­lich im per­sön­li­chen Aus­tausch bie­ten, hal­ten wir aber auch Schu­lun­gen zu den Neue­run­gen in den Verträgen.

OT: Wel­che Inhal­te ste­hen bei dem Semi­nar rund ums The­ma Ver­trags­schu­lung im Fokus?  

Smith: Inhalt­lich ist unse­re Ver­trags­schu­lung so auf­ge­baut, dass wir im ers­ten Teil auf die Grund­vor­aus­set­zun­gen wie zum Bei­spiel gesetz­li­che Bestim­mun­gen oder den ver­trag­li­chen Auf­bau ein­ge­hen. Im Anschluss stel­len wir jüngst abge­schlos­se­ne Ver­trä­ge vor und gehen im Detail auf die ein­zel­nen Ver­än­de­run­gen bei den jewei­li­gen Kos­ten­trä­gern ein. Was sich über die letz­ten Jah­re bemerk­bar macht, ist, dass vie­le Ver­trä­ge, was die Leis­tungs­po­si­tio­nen angeht, schon stark har­mo­ni­siert wor­den sind. Nichts­des­to­trotz gibt es immer wie­der Neue­run­gen, die auf­grund des tech­ni­schen Fort­schritts oder even­tu­el­ler Anpas­sun­gen im Hilfs­mit­tel­ver­zeich­nis not­wen­dig sind. Gleich­zei­tig geben wir einen Über­blick über die am Markt befind­li­chen Stun­den­ver­rech­nungs­sät­ze, Geneh­mi­gungs­frei­gren­zen und Beson­der­hei­ten in der Abrech­nung. Selbst­ver­ständ­lich gehen wir im Rah­men des Semi­nars auch auf indi­vi­du­el­le ver­trags- und abrech­nungs­re­le­van­te Fra­gen der Teil­neh­mer ein. Wir erläu­tern Pro­blem­fäl­le oder wich­ti­ge Inhal­te, die uns im Rah­men der Ver­hand­lung sei­tens der Kos­ten­trä­ger geschil­dert wer­den, und ver­su­chen, die teil­neh­men­den Leis­tungs­er­brin­ger für bestimm­te The­men zu sen­si­bi­li­sie­ren und ihnen die Beweg­grün­de für Ent­schei­dun­gen unse­rer­seits dar­zu­stel­len. Zuletzt geben wir einen Aus­blick auf zukünf­ti­ge Ver­trä­ge und ver­wei­sen auf unser Mit­glie­der­por­tal, da wir immer wie­der fest­stel­len, dass vie­le Mit­ar­bei­ter nicht den vol­len Umfang unse­rer zur Ver­fü­gung gestell­ten Daten und Doku­men­te kennen.

OT: Mit wel­chen Fra­ge­stel­lun­gen tre­ten die Teil­neh­men­den häu­fig an Sie heran?

Smith: Der Groß­teil der Fra­gen, die uns in den Schu­lun­gen und im All­tag errei­chen, bezie­hen sich auf Abrech­nungs­schwie­rig­kei­ten mit einem Kos­ten­trä­ger oder sind fach­li­cher Natur. Hier geht es haupt­säch­lich um Aus­le­gungs­dif­fe­ren­zen bei bestimm­ten Leis­tungs­po­si­tio­nen oder wie bestimm­te Ver­sor­gun­gen kor­rekt kal­ku­liert wer­den kön­nen. Oft gefragt wird aber auch nach wei­te­rer Ver­ein­heit­li­chung in den Ver­trä­gen oder wann Neu­ab­schlüs­se zu erwar­ten sind.

OT: Der Teu­fel steckt bekann­ter­ma­ßen im Detail. Wo lau­ern typi­sche Feh­ler­quel­len bei der Erstel­lung von Kos­ten­vor­anschlä­gen sowie bei der Abrech­nung?  

Smith: Typi­sche Feh­ler­quel­len sind die inho­mo­ge­nen ver­trag­li­chen Rege­lun­gen der Kos­ten­trä­ger. Hier­zu zäh­len zum einen unter­schied­li­che Posi­ti­ons­num­mern und Pro­dukt­be­son­der­hei­ten für ein und das­sel­be Pro­dukt, zum ande­ren aber auch unter­schied­li­che Leis­tungs­in­hal­te in den jewei­li­gen Ver­trä­gen oder unter­schied­lich lau­ten­de Rege­lun­gen für Geneh­mi­gungs­frei­gren­zen. Auch die unter­schied­li­chen Erwar­tun­gen der Kos­ten­trä­ger an die Inhal­te der Doku­men­ta­tio­nen und die Über­mitt­lung von Daten stel­len die Leis­tungs­er­brin­ger vor vie­le Her­aus­for­de­run­gen. Anfangs hat­ten wir auch über die Pfle­ge der betriebs­ei­ge­nen Daten in der Bran­chen­soft­ware gespro­chen. Wei­ter­hin ein­ge­spiel­te Alt­ver­trä­ge füh­ren auf­grund fal­scher Prei­se und Leis­tungs­er­brin­ger­grup­pen­schlüs­sel eben­falls zu Feh­lern. Hier­von unab­hän­gig füh­ren unkla­re Defi­ni­tio­nen in den Ver­trä­gen zu Aus­le­gungs­dif­fe­ren­zen zwi­schen Leis­tungs­er­brin­ger und Kos­ten­trä­ger. Hier wer­den wir oft als Media­tor ein­ge­schal­tet. Grund­sätz­lich kön­nen wir sagen, dass gera­de durch die Arbeit der ver­gan­ge­nen Jah­re vie­le Inhal­te in den Ver­trä­gen deut­lich ver­ein­fach­ter und klar struk­tu­rier­ter dar­ge­stellt wer­den konn­ten und sich die Anzahl der Feh­ler bezie­hungs­wei­se damit ein­her­ge­hen­de Fra­gen und Pro­ble­me deut­lich ver­rin­gert haben.

OT: Es kommt nicht nur auf das Was, son­dern auch auf das Wie an. Wie gelingt die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Ver­trags­part­nern?  

Smith: Dadurch, dass wir vie­le unse­rer Ver­trags­part­ner seit lan­ger Zeit ken­nen, pfle­gen wir einen sehr offe­nen und kon­struk­ti­ven Aus­tausch. Alle Par­tei­en sind dar­an inter­es­siert, Pro­ble­me und Unklar­hei­ten lösungs­ori­en­tiert anzu­ge­hen. Ziel ist es, die künf­ti­gen Ver­trä­ge kla­rer und ver­ständ­li­cher zu defi­nie­ren, um Abrech­nungs­pro­ble­me zu ver­mei­den. Kur­ze und ein­fa­che Wege wer­den bevor­zugt, nicht ohne Grund haben wir mit eini­gen Kos­ten­trä­gern FAQ-Lis­ten zu den jewei­li­gen Ver­trä­gen erstellt. Geplant ist, dass die Inhal­te der FAQ-Lis­ten in den künf­ti­gen Nach­ver­hand­lun­gen in die Ver­trä­ge auf­ge­nom­men werden.

Die Fra­gen stell­te Pia Engelbrecht.